مرکز اسناد فنی و سامانه نرم افزاری مدیریت اسناد و مدارک
فنی و مهندسی با هدف اعتلای مدیریت دانش در شرکت حفاری شمال راه اندازی شده است.
به گزارش پایگاه خبری بنیاد مستضعفان به نقل از سایت
شرکت حفاری شمال :مرکز اسناد فنی و مهندسی شرکت حفاری شمال در راستای اهداف و انجام فعالیت های سازمان برپایه
دانش و اطلاعات علمی و به منظور مجتمع کردن منابع اطلاعات فنی، مهندسی برای کارکنان
سازمان، تقویت حافظه سازمانی، سازماندهی نقشه ها، مدارک فنی، گواهینامه ها، کتابچه
های نصب و راه اندازی و نگهداری کلیه سکو های
عملیات حفاری دریایی و دکل های عملیات خشکی، شناور ها و سایر تجهیزات عملیاتی شرکت
حفاری شمال در حوزه معاونت فنی و مهندسی تاسیس شد.
تشکیل کارگروه پروژه
پس از بررسی های کارشناسی در مورد چگونگی و روشهای مختلف
پیاده سازی و در نظر گرفتن پارامترهای مختلف نظیر هزینه ها و زمان انجام پروژه راه
اندازی مرکز اسناد فنی و سامانه نرم افزاری مدیریت اسناد و مدارک فنی و مهندسی، با
توجه به ظرفیتها و پتانسیل بالای کارشناسی موجود در سازمان و به منظور کاهش هزینه پیاده
سازی مصوب شد که پیاده سازی پروژه توسط نیروهای داخلی سازمان انجام پذیرد.
پس از آن با همکاری مشترک مدیریت
های فاوا و اتوماسیون صنعتی و امور مهندسی و همچنین با نظارت معاون مدیر عامل در امور
فنی و مهندسی تیم اجرایی پروژه متشکل از کارشناسان مدیریت های فاوا و اتوماسیون صنعتی
و امور مهندسی تشکیل شد.
اهم وظایف کارگروه و تیم اجرایی
پروژه:
- طراحی
و توسعه سامانه نرم افزاری مدیریت اسناد و مدارک فنی و مهندسی
- ارزشیابی اسناد حوزه فنی و مهندسی
- طبقه بندی اسناد حوزه فنی و مهندسی
- تهیه دستورالعمل اسکن اسناد
- تعریف و تشخیص سطوح دسترسی به اسناد فنی
و مهندسی
- پیش بینی حجم فضای ذخیره سازی کوتاه مدت،
میان مدت، بلند مدت
- تهیه دستورالعمل پشتیبان گیری و جلوگیری
از فاجعه
طراحی سامانه نرم
افزاری مدیریت اسناد
دسترسی به موقع و استفاده بهینه از اطلاعات موجود در مرکز
اسناد فنی و مهندسی یکی از دغدغه های مدیران و کارشناسان عملیاتی سازمان است لذا با
هدف جلوگیری از اتلاف منابع، صرفه جویی در زمان دسترسی آسان و به موقع و مدیریت بهتر
دانش در سازمان واحد طراحی، توسعه و نگهداری سامانه های نرم افزاری مدیریت فاوا و اتوماسیون
صنعتی با استفاده از ظرفیت های داخلی و درون سازمانی نسبت به طراحی سامانه مدیریت اسناد
و مدارک فنی و مهندسی اقدام کرد.
حال با توجه به این که برخی متخصصین مدیریت دانش را توجه
به فعالیتهای جاری سازمان که در آنها دانش جمع آوری می شود و انتشار می یابد و در نهایت
در یک محیط رقابتی سازمان را به موفقیت می رساند، می دانند می توان استقرار سامانه
نرم افزاری مدیریت اسناد و مدارک فنی و مهندسی را گام نخست در استقرار مدیریت دانش
در شرکت حفاری شمال تلقی کرد.
دلایل نیاز به سامانه مدیریت اسناد
و مدارک فنی و مهندسی :
- کوتاه بودن عمر اسناد کاغذی
- امکان صدمه دیدن و پاره شدن اسناد کاغذی
در حین استفاده از اطلاعات موجود در اسناد
- نیاز به بایگانی های عریض و طویل جهت حفظ
و نگهداری اسناد کاغذی که در حجم زیاد وجود دارند
- کاهش چشمگیر هزینه
- احتمال مفقود، معدوم و یا مخدوش شدن اطلاعات
مکتوب بر اسناد کاغذی
- احتمال وقوع حوادث قهریه اعم از آتش سوزی،
زلزله، سیل، جنگ، سرقت و ... که باعث از میان رفتن اصل اطلاعات موجود به صورت اسناد
کاغذی خواهد شد و دیگر امکان دستیابی به اصل اطلاعات وجود نخواهد داشت.
- پایین بودن سرعت بازیابی اطلاعات و درنتیجه
کاهش سرعت در انجام امور اطلاع رسانی که این خود باعث صرف وقت زیاد و افزاایش هزنیه
های جاری خواهد شد.
اهم امکانات سامانه:
- دارا بودن روشهای دسترسی به اسناد متعدد
و پیشرفته
- مدیریت و کنترل نسخه های متعدد یک سند(VERSION
CONTROL)
- امنیت اطلاعات در کلیه سطوح دسترسی
- بازیابی سریع اطلاعات و نمایش اسناد در
کوتاهترین زمان
- جستجو و بازیابی اسناد بر اساس کلید واژه
مورد نظر
- جستجو به صورت WILD
CARD ،ترکیبی(AND & OR)
- INTERGRATION و اتصال به سیستم های ERP و نرم افزار های کاربردی با استفاده
از روشهای استاندارد تبادل داده ها نظیر Web service
- قابلیت به کارگیری نرم افزار در محیط web از طریق کامپیوتر رومیزی،لپ تاپ، تبلت
و انواع تلفن های همراه هوشمند(Ios,Android,…)
- تشکیل index به صورت هوشمندانه از اسناد موجود در
سامانه
- امکان سرویس دهی به تعداد کاربران نا محدود
و تحت شبکه به صورت همزمان
تکنولوژی سامانه:
Microsoft share point 2013: بستری نرم افزاری جهت یکپارچه سازی و مدیریت اطلاعات و ارتباطات گروه
های کاری در سازمان به صورت تحت وب است. این بستر نرم افزاری با قابلیت های توسعه پذیری
انعطاف پذیری در مقابل تغییرات و یکپارچگی با مجموعه OffIce
نمایی کاربر پسند و ساده امکان توسعه سامانه های نرم افزاری سفارشی و اختصاصی
را برای سازمان ها فراهم می کند.
دسترسی به سامانه:
سامانه از طریق آدرسhttp://ta.ndco.ir
در کلیه دکل ها و سکوهای حفاری و ساختمان های ستادی سازمان در دسترس است.